Dla: Agencja detektywistyczna KOB GROUP, Pan Rafał Król

Każde zgłoszenie z formularza jako gotowa karta sprawy, zanim detektyw oddzwoni.

Odpisał Pan „OK”, więc przygotowaliśmy obiecany przykład. Poniżej jest sześć zgłoszeń, takich jak te, które trafiają do Państwa przez formularz i biuro@ o każdej porze. Program przeczytał każde z nich i ułożył kartę sprawy: o co chodzi, co jest pilne, czego brakuje, o co zapytać w pierwszej rozmowie i czy prośba klienta jest w ogóle zgodna z prawem.

Przykład: skrzynka zgłoszeń

Kliknij zgłoszenie. Zgłoszenia są wymyślone na podstawie usług z Państwa strony, karty przygotował program.

Jak to wejdzie u Państwa

Zgłoszenie przychodzi jak dziś. Formularz na detektywigroup.pl i skrzynka biuro@kobgroup.pl zostają bez zmian, klient niczego nie zauważa.
Po około minucie jest karta sprawy. Program czyta treść, układa kartę i sprawdza ją (usługa z Państwa oferty, cytaty dokładnie z treści zgłoszenia, nic dopisanego).
Karta trafia do osoby na dyżurze. Mailem albo SMS-em, pilne na górze. Nocne zgłoszenie z 1:14 rano czeka rano jako gotowa karta, a nie jako wiadomość do rozczytania.
Detektyw dzwoni przygotowany. Ma pytania na pierwszą rozmowę i szkic odpowiedzi. Do klienta nic nie wychodzi bez decyzji człowieka.

Co to jest

Porządkowanie zgłoszeń w jednolitą kartę, ten sam układ za każdym razem.
Wychwycenie spraw pilnych i terminów (posiedzenie zarządu w czwartek, podpisanie umowy 5 listopada).
Wychwycenie próśb, których agencja nie może przyjąć, razem z legalną alternatywą z Państwa oferty.
Lista braków i pytań, dzięki której pierwsza rozmowa jest krótsza.

Czym nie jest

Nie odpowiada klientom sam i nie wycenia spraw.
Nie zastępuje rozmowy detektywa z klientem ani jego oceny sprawy.
Nie zmienia formularza ani strony.
Dane w tym przykładzie są wymyślone. Przy wdrożeniu ustalamy razem, gdzie są przechowywane i na jakich zasadach (RODO, umowa powierzenia).

Propozycja

Etap 1 · ok. 2 tygodnie

Karta sprawy na Państwa zgłoszeniach

Podłączenie formularza i skrzynki biuro@, karta w Państwa układzie, wysyłka do osoby na dyżurze. Potem dwa tygodnie pracy na prawdziwych zgłoszeniach równolegle z obecnym sposobem, żeby porównać.

Etap 2 · opcjonalnie

Rejestr i przypomnienia

Jedna lista spraw z trzech biur, przypomnienie o nieoddzwonionych zgłoszeniach, zestawienie: ile zgłoszeń, z jakich usług i ile z nich kończy się umową.

Koszt podamy po krótkiej rozmowie, gdy będziemy znali liczbę zgłoszeń w miesiącu i miejsce, do którego mają trafiać karty.

Następny krok

Krótka rozmowa, około 15 minut. Najlepszym sprawdzianem będą Państwa własne zgłoszenia: jeśli prześle Pan jedno lub dwa (mogą być bez danych osobowych), przepuścimy je przez ten sam program i porówna Pan kartę z tym, jak dziś prowadzicie pierwszą rozmowę.